¿Cómo configurar mi agente de prospección?

Con el agente de prospección, tienes a tu disposición una potente herramienta para inscribir contactos, permitir que la IA los investigue a fondo y ejecute una estrategia de contacto exterior totalmente personalizada.

El agente se sumerge en la información de los contactos de tu CRM para diseñar planes de contacto únicos y a medida. El objetivo final es ayudarte a construir un pipeline de ventas mucho más sólido y con prospectos de mayor calidad.

Puedes seleccionar manualmente los contactos que quieres que el agente trabaje o, mejor aún, configurar reglas para que se inscriban automáticamente según los criterios que tú definas. Además, puedes investigar tus cuentas objetivo y generar correos basados en esa investigación sin necesidad de inscribir a las empresas en un ciclo completo del agente.

Antes de Empezar

Antes de lanzarte a usar esta funcionalidad, es fundamental que entiendas bien los pasos previos, sus limitaciones y las posibles consecuencias de su uso. Una buena preparación es la clave del éxito.

Comprende los Requisitos

• Un Súper Administrador deberá activar la participación de tu cuenta en la beta.

• Un Súper Administrador necesita habilitar los interruptores de "Dar a los usuarios acceso para generar herramientas y funciones de IA", "Datos del CRM", "Datos de conversaciones con clientes" y "Datos de archivos" en tus ajustes de IA.

• Los usuarios deben ser Súper Administradores o tener los permisos de "Acceso al agente de prospección".

Entiende las Limitaciones y Consideraciones

• El agente considera las interacciones recientes de los contactos del último año, incluyendo:

  • Envíos de formularios

  • Visitas a páginas

  • Llamadas

  • Reuniones

  • Notas

  • Aperturas de correos

• Las acciones del agente que requieren créditos de HubSpot no se pueden ejecutar en cuentas de sandbox.

Configura el Agente de Prospección

Puedes iniciar la configuración del agente desde tu espacio de trabajo de ventas o desde Breeze Studio.

Para configurar el agente de prospección:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Agente de Prospección.

2. Haz clic en Configurar agente.

3. En la página "Configura tu perfil de venta", ingresa y confirma lo siguiente:

   • Introduce un nombre y una descripción para tu perfil de venta. Sé descriptivo para que sea fácil de identificar

   • Breeze analizará tu sitio web y creará un resumen automático sobre tus productos y servicios. Tu misión es revisar y ajustar este texto para que sea perfecto para este perfil.

   • Si quieres empezar de nuevo, haz clic en Resetear.

4. En la esquina inferior derecha, haz clic en Siguiente.

1. En la página "Selecciona la identidad", elige en nombre de quién actuará el agente. Tienes dos opciones:

   • Enviar desde el propietario del contacto: Ideal para mantener un toque personal. Los correos se enviarán desde la dirección del propietario del contacto.

     • En el menú desplegable "Usa esta propiedad de contacto", selecciona una propiedad de contacto.

     • En el menú desplegable "Remitente de respaldo", elige un usuario que actuará como remitente si el contacto no tiene propietario o si el propietario no tiene su correo configurado correctamente.

     • Luego, elige una bandeja de entrada conectada o haz clic en Conectar una nueva bandeja de entrada.

   • Enviar desde un único usuario: Perfecto para campañas centralizadas. Todos los correos se enviarán desde una única dirección de correo.

     • En el menú desplegable "Selecciona un usuario", elige un usuario.

     • Luego, elige una bandeja de entrada conectada o haz clic en Conectar una nueva bandeja de entrada.

2. En la esquina inferior derecha, haz clic en Siguiente.

   

3. En la página "Selecciona llamados a la acción", puedes elegir qué incluirá el agente en sus correos:

   • En el menú desplegable "Solicitar al contacto que agende una reunión", elige el tipo de enlace de reunión que prefieras y completa los detalles.

     • Sin enlace de reunión: No se incluirá ningún enlace.

     • Enlace de reunión por defecto del remitente: Usará el enlace predeterminado del remitente.

     • Enlace de reunión que no es de HubSpot: Ingresa la URL del enlace externo.

     • Enlace de reunión de HubSpot: Selecciona un usuario y luego su enlace de reunión específico.

     • Nota: Si elegiste "Enviar desde el propietario del contacto", te recomendamos usar "Enlace de reunión por defecto del remitente".

   • En la sección "Adjuntar un documento de HubSpot", haz clic en + Adjuntar un documento y elige el archivo que quieres que el agente incluya.

   • En la sección "Incluir una URL", haz clic en + Añadir un enlace, ingresa la URL y una descripción. ¡O deja que Breeze la genere por ti!

4. En la esquina inferior derecha, haz clic en Siguiente.

1. En la página "Establece las opciones de contacto", decide cómo el agente enviará los correos, incluyendo ventanas de envío, frecuencia y tono.

   • En la sección "Aprobación de correo", selecciona una de estas dos opciones:

     • Revisar antes de enviar: Tú revisarás y aprobarás cada mensaje antes de que se envíe. 

     • Enviar automáticamente: El agente enviará los correos sin revisión, basándose en tu configuración.

   • En la sección "Tono del agente", elige una de estas opciones:

     • Usar un tono preestablecido: Selecciona un tono general del menú desplegable.

     • Usar la voz de la marca: Si ya la tienes configurada, el agente la adoptará. Si no, puedes crearla desde aquí.

   • Para más control, haz clic en + Mostrar opciones adicionales:

     • Activa Ejecutar en días hábiles si lo necesitas.

     • Configura la Ventana de envío de correo automatizado seleccionando una hora y una zona horaria.

     • Limita la frecuencia de contacto estableciendo los días mínimos entre correos y el máximo de correos por inscripción.

2. En la esquina inferior derecha, haz clic en Siguiente.

1. En la página "Revisa y confirma la configuración de tu agente", dale un último vistazo a cómo el agente enviará los correos.

   • Para ver una vista previa, haz clic en Mostrar vista previa.

2. Cuando todo esté perfecto, haz clic en Crear perfil de venta.

3. ¡Ya estás listo para inscribir contactos en el agente de prospección!

 

Propiedades del Agente de Prospección

Una vez que configures el agente, podrás usar estas propiedades de contacto predeterminadas en otras herramientas de HubSpot (por ejemplo, en vistas guardadas).

Tu perfil de venta te ayuda a segmentar la propuesta de valor, el tono y el posicionamiento de tus correos. Por ejemplo, podrías tener un perfil para cada producto, audiencia o tono específico. Puedes crear hasta 85 perfiles de venta.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Agente de Prospección.

2. Haz clic en Configuración del agente en la esquina superior derecha.

3. Haz clic en Crear nuevo perfil de venta.

4. Continúa con la configuración del perfil del agente.

Edita un perfil de venta

Puedes editar el perfil del agente, sus fuentes y entrenamiento, y el modo autónomo de un perfil de venta existente. También puedes establecer barreras de seguridad y darle instrucciones avanzadas.

Perfil del agente

Para editar el perfil del agente de un perfil de venta:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Agente de Prospección.

2. Haz clic en Configuración del agente en la esquina superior derecha.

3. Haz clic en el nombre del perfil de venta que deseas editar.

4. En el menú de la izquierda, puedes editar:

   • Descripción: Modifica el nombre y la descripción.

   • Identidad: Cambia entre "Enviar desde el propietario del contacto" o "Enviar desde un único usuario".

   • Tono: Elige entre un tono preestablecido o la voz de tu marca.

   • Idioma: Activa el contacto multi-idioma y selecciona un idioma de respaldo.

5. Cuando termines, haz clic en Guardar cambios.

Fuentes y entrenamiento

Para editar las fuentes y el entrenamiento de un perfil de venta:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Agente de Prospección.

2. Haz clic en Configuración del agente en la esquina superior derecha.

3. Haz clic en el nombre del perfil de venta que quieres editar.

4. En el menú de la izquierda, puedes editar:

   • Información de venta: Revisa y actualiza la información que usa el agente. Para analizar un nuevo sitio web, ingresa la URL y haz clic en Analizar sitio web.

   • Llamado a la acción: Modifica las opciones de reunión, adjunta o elimina documentos, y añade o quita enlaces URL.

5. Cuando termines, haz clic en Guardar cambios.

Barreras de Seguridad (Guardrails)

Para editar las barreras de seguridad de un perfil de venta:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Agente de Prospección.

2. Haz clic en Configuración del agente en la esquina superior derecha.

3. Haz clic en el nombre del perfil de venta que quieres editar.

4. En el menú de la izquierda, puedes editar:

   • Modo Autónomo: Cambia entre "Revisar antes de enviar" o "Enviar automáticamente".

   • Guía de contacto: Activa o desactiva la ejecución en días hábiles, ajusta la ventana de envío y la frecuencia de los correos.

5. Cuando termines, haz clic en Guardar cambios.

Avanzado

Para editar la configuración avanzada de un perfil de venta:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Agente de Prospección.

2. Haz clic en Configuración del agente en la esquina superior derecha.

3. Haz clic en el nombre del perfil de venta que quieres editar.

4. Haz clic en Avanzado en el menú de la izquierda.

5. Activa Habilitar instrucciones personalizadas si lo deseas.

6. En el campo Instrucciones personalizadas, ingresa tus indicaciones. Puedes usar los ejemplos que te proporcionamos.

7. Haz clic en Vista previa para ver cómo el agente interpretará tus instrucciones.

8. Cuando termines, haz clic en Guardar cambios.

Excluir contactos

Para excluir contactos de la inscripción en el agente:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Agente de Prospección.

2. Haz clic en Configuración del agente en la esquina superior derecha.

3. En la página de configuración, haz clic en la pestaña Listas de exclusión.

4. En el menú desplegable, selecciona una lista de exclusión. Para crear una nueva, haz clic en + Crear lista.

5. Cuando termines, haz clic en Guardar cambios.

Inscribe Contactos o Empresas en el Agente de Prospección

Puedes inscribir contactos en el agente de forma manual, automática, usando un workflow o a través de la pestaña Cuentas objetivo en el espacio de trabajo de ventas.

Inscripción Manual de un Contacto o Empresa

Usa la inscripción manual para seleccionar contactos o empresas específicas que quieres que el agente investigue. El agente compondrá y enviará correos personalizados.

• Puedes inscribir 10 contactos a la vez, y el agente investiga 10 contactos por minuto.

• El agente puede investigar y redactar correos para un máximo de 1,000 contactos por cuenta al día.

Para inscribir manualmente un contacto o empresa:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Agente de Prospección.

2. En la esquina superior derecha, haz clic en el menú desplegable Inscribir y selecciona Inscribir contactos manualmente o Inscribir empresas manualmente.

3. Usa los filtros y la barra de búsqueda para encontrar a tus prospectos.

4. Selecciona los contactos o empresas:

   • Si seleccionaste Inscribir contactos manualmente, marca las casillas junto a los contactos y haz clic en Siguiente.

   • Si seleccionaste Inscribir empresas manualmente, marca las casillas junto a las empresas, haz clic en Siguiente, y luego selecciona los contactos asociados que deseas inscribir.

5. En la página "Confirma las barreras de seguridad del agente", confirma tu configuración. Puedes cambiar el perfil de venta y el tipo de contacto (Adaptativo o Programado).

6. Cuando esté listo, haz clic en Empezar a inscribir.

Configura la Inscripción Automatizada

Puedes configurar la inscripción automática basada en activadores y criterios.

• Con la inscripción automatizada, se investigarán hasta 10 contactos a la vez. El resto quedará en cola.

Para configurar la inscripción automatizada:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Agente de Prospección.

2. Haz clic en el menú desplegable Inscribir y selecciona Configurar inscripción automatizada.

3. Para activar un conjunto de reglas, haz clic en Editar a la derecha del mismo.

4. En el panel derecho, configura el conjunto de reglas y haz clic en Guardar.

5. Activa el interruptor del conjunto de reglas.

6. Si hay contactos existentes que cumplen los criterios, se te preguntará si quieres inscribirlas.

7. Haz clic en Activar conjunto de reglas.

 

Inscribir o Desinscribir un Contacto usando un Workflow

Para automatizar la inscripción o desinscripción con criterios más complejos, usa las acciones "Inscribir en agente de prospección" o "Desinscribir de agente de prospección" en un workflow.

Inscribe Manualmente Cuentas Objetivo

Los usuarios con un asiento de Sales Hub asignado pueden inscribir contactos de sus cuentas objetivo desde el espacio de trabajo de ventas.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Espacio de Trabajo de Ventas.

2. Haz clic en la pestaña Prospectos y luego en Cuentas objetivo.

3. Haz clic en el nombre de la empresa de una cuenta objetivo.

4. En el panel derecho, ve a la pestaña Grupo de compra.

5. En la sección Contactos, pasa el cursor sobre un contacto, haz clic en Acciones y selecciona Inscribir en el agente.

6. Revisa el correo inicial. Puedes editarlo o regenerarlo.

7. Configura el Perfil de venta, los Llamados a la acción y el Idioma.

8. Cuando esté listo, haz clic en Iniciar contacto del agente.

Revisa las Inscripciones

Puedes ver todos los contactos inscritos en el Agente de Prospección.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Agente de Prospección.

2. En la parte superior izquierda, haz clic en la pestaña Inscripciones.

3. En la parte superior, haz clic en una pestaña de estado para filtrar las inscripciones:

   • Investigando: Contactos que el agente está investigando.

   • Listo para revisión: Correos redactados que esperan tu aprobación.

   • En progreso: Contactos que están recibiendo correos.

   • Finalizado: Contactos cuyo ciclo de contacto ha terminado.

   • Con error: Inscripciones que fallaron.

   • En cola: Contactos en espera de ser investigados.

1. Usa la barra de búsqueda y los filtros para encontrar un contacto específico.

2. Haz clic en el nombre de un contacto para ver más información.

Edita y Envía Correos

Puedes editar el contenido de los correos si has seleccionado el modo semiautónomo ("Revisar antes de enviar").

Para editar el contenido del correo:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Agente de Prospección.

2. Ve a la pestaña Inscripciones.

3. En la tabla, haz clic en la pestaña Listo para revisión y luego en el nombre de un contacto.

4. Para editar el correo, desplázate hacia abajo y haz clic en Editar correo.

5. Cuando termines de editar, haz clic en Guardar actualizaciones del correo.

6. Para aprobar y empezar a enviar, haz clic en Iniciar contacto.

Para revisar la información sobre tus correos e inscripciones:

• En la pestaña Vista general, puedes ver un resumen de la actividad diaria y las inscripciones.

Desinscribe Contactos del Agente de Prospección

Puedes desinscribir contactos manualmente o se desinscribirán automáticamente si se cumplen ciertos criterios.

Para desinscribir manualmente:

1. En la tabla de Inscripciones, selecciona la casilla junto a cada contacto que quieras desinscribir.

2. En la parte superior de la tabla, haz clic en Desinscribir.

Un contacto se desinscribirá automáticamente cuando:

• Agenda una reunión.

• Responde a un correo.

• El agente alcanza el máximo de envíos configurado.

Analiza los Resultados de las Inscripciones

Puedes analizar los resultados de las inscripciones del agente.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Agente de Prospección.

2. En la parte superior izquierda, haz clic en la pestaña Analizar.

3. En la sección Resultados, revisa las métricas clave como inscripciones totales, correos entregados, aperturas, clics, respuestas y reuniones agendadas.

Investiga y Contacta Empresas por Correo

Puedes investigar registros de empresas y cuentas objetivo. Los usuarios con un asiento de Sales Hub pueden investigar cuentas objetivo y redactar correos generados por IA sin inscribirlos en el agente.

Para investigar empresas:

1. Ve a un registro de empresa.

2. Personaliza la vista del registro para añadir la tarjeta "Agente de investigación de prospección".

3. En la tarjeta, haz clic en Iniciar investigación.

Para investigar cuentas objetivo y redactar un correo con IA:

1. Ve a Ventas > Espacio de Trabajo de Ventas > Prospectos > Cuentas objetivo.

2. Selecciona las cuentas y haz clic en Investigar.

3. Para redactar un correo, ve al panel de Grupo de compra de una cuenta, pasa el cursor sobre un contacto y seleccione Redactar correo con IA.

Desactiva el Agente de Prospección

Para desactivar el agente para un usuario específico, un Súper Administrador debe quitarle los permisos de "Acceso al agente de prospección". Para desactivarlo para toda la cuenta, el Súper Administrador puede quitar los permisos a todos los usuarios o desactivar los interruptores generales de IA en la configuración de la cuenta.

Soluciona Problemas con la Inscripción de Contactos

A veces, una inscripción puede aparecer con el estado "Con error". Aquí te explicamos por qué puede ocurrir y cómo solucionarlo.

 

Tipo de error	Descripción	Resolución
Errores de configuración	La configuración de IA está deshabilitada: la configuración de IA de su cuenta está deshabilitada.	Activa la configuración de IA en tu cuenta.
	La bandeja de entrada está desconectada: la bandeja de entrada que estaba usando el agente estaba desconectada.	Vuelva a conectar su correo electrónico personal y edite la configuración de su agente .
	Usuario no encontrado: no se pudo encontrar el usuario cuyo perfil estaba usando el agente.
Errores de CRM	La información de CRM de la empresa o el contacto es incorrecta o falta.	Edite el registro y vuelva a inscribir el contacto en el agente.
Errores de inscripción	El contacto ya está registrado en el agente o en una secuencia.	Cancele la inscripción del contacto del otro agente o de la secuencia de inscripción y luego vuelva a inscribirlo.
	El agente no puede enviar un correo electrónico al contacto porque se ha dado de baja, ha sido bloqueado previamente, ha marcado correos electrónicos anteriores como spam o su dominio está bloqueado.
	Límite de envío alcanzado: el agente no puede enviar un correo electrónico al contacto debido al límite de envío de correo electrónico.
Errores del agente	Hubo un problema con el modelo de lenguaje grande que usaba el agente (generalmente un tercero como OpenAI) o con una herramienta de inteligencia artificial interna de HubSpot.	Vuelva a inscribir el contacto en el agente.
	Hubo un problema al obtener la investigación del contacto a partir de una búsqueda web, una fuente de noticias o el registro CRM del contacto o de la empresa.