¿Cómo conectar mi calendario a HubSpot?

Integración y Gestión Estratégica del Calendario en HubSpot

La vinculación de calendarios externos (Google, Office 365 o Exchange) con la herramienta de reuniones de HubSpot es un paso crítico para automatizar la gestión de agendas y optimizar la experiencia del usuario. Esta integración permite:

• Disponibilidad Inteligente: Facilita que los contactos agenden citas de forma autónoma, bloqueando automáticamente los espacios ocupados para evitar duplicidades (double-booking).

• Sincronización Bidireccional: Asegura que toda reunión generada en HubSpot se refleje en tiempo real en su calendario corporativo.

• Control de Configuración Avanzada: Habilita opciones de personalización para flujos de trabajo específicos.

Nota Operativa: Si bien es posible diseñar páginas de programación sin un calendario vinculado, este se mantendrá en modo offline. En dicho estado, el sistema solo recibirá solicitudes de reunión que requerirán una confirmación manual, ya que no se insertarán automáticamente en la agenda.

Requisitos y Consideraciones Técnicas

Para habilitar esta funcionalidad, el usuario debe contar con permisos de Acceso al correo electrónico personal en su perfil de configuración. Antes de proceder, considere los siguientes puntos:

1. Incompatibilidad con Bandejas Compartidas: Las cuentas vinculadas como bandejas de entrada compartidas en la herramienta de Conversaciones no son elegibles para la integración de reuniones. Esta función es exclusiva para correos electrónicos personales.

2. Vinculación Automática: Al conectar el calendario, el sistema integrará simultáneamente la bandeja de entrada asociada. Si solo desea mantener la sincronización del calendario, podrá desvincular el correo posteriormente desde los ajustes de integración.

3. Validación de Sesión: Verifique que ha iniciado sesión en la instancia correcta de Gmail u Office 365 antes de ejecutar la vinculación.

Protocolo de Configuración (Escritorio)

Para establecer la conexión, siga esta ruta técnica:

1. Acceso a Preferencias: En el panel principal de HubSpot, seleccione el icono de Configuración (engranaje) en la barra de navegación.

2. Navegación: En el menú lateral izquierdo, acceda a General y seleccione la pestaña Calendario.

3. Ejecución de Vínculo: Haga clic en Conectar mi calendario y elija el proveedor correspondiente (Google/Gmail u Office 365).

4. Autorización de Permisos:

   • Revise los términos de acceso y confirme la operación.

   • En la interfaz del proveedor, seleccione la cuenta corporativa deseada y otorgue los permisos necesarios para que HubSpot gestione los eventos de su agenda.

5. Finalización: Tras la autorización, el sistema le redirigirá automáticamente al panel de gestión, donde podrá realizar ajustes finos de programación.