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¿Cómo usar el programador de reuniones de HubSpot?

El programador de reuniones de HubSpot es una herramienta muy útil para que tus clientes o prospectos reserven una cita contigo de forma automática, sincronizada con tu calendario (Google Calendar u Outlook). Aquí te explico paso a paso cómo usarlo:

  1. Conecta tu calendario 

    Para empezar, necesitas tener una cuenta de HubSpot (gratuita o de pago).

    • Ve a tu panel de HubSpot.

    • Haz clic en tu ícono de perfil (arriba a la derecha) > Perfil y preferencias.

    • En el menú lateral, selecciona Calendario.

    • Conecta tu cuenta de Google Calendar o Outlook.

  2. Configura tus enlaces de reuniones

    Una vez conectado el calendario, puedes crear un enlace para que las personas agenden contigo:

    1. Ve a Ventas > Reuniones en el menú principal de HubSpot.

    2. Haz clic en Crear enlace de reunión.

    3. Elige entre:

      • Personal: solo tú aparecerás en el enlace.

      • Equipo (para usuarios Pro o Enterprise): se rota entre varios miembros del equipo.

    4. Configura:

      • Nombre del enlace (por ejemplo, “Reunión de Diagnóstico”).

      • Duración de la reunión (15, 30, 60 minutos).

      • Disponibilidad: días y horarios en los que estás disponible.

      • Formulario previo (puedes pedir nombre, correo, teléfono, etc.).

      • Notificaciones y recordatorios por email

3. Comparte el enlace

Una vez creado el enlace:

  • Puedes copiar el URL personalizado (ejemplo: tureunión.hubspotpagebuilder.com/30min).

  • Puedes insertarlo en un botón en tu sitio web, en un correo, firma de email o en un mensaje de WhatsApp.

4. Cuando alguien agenda

Cuando un cliente reserva una hora:

  • Tú y el cliente reciben un correo de confirmación.

  • Se crea automáticamente un evento en tu calendario.

  • Se registra en la ficha del contacto en tu CRM de HubSpot.

  • Puedes activar flujos de trabajo automáticos (por ejemplo, enviar un recordatorio 24 h antes).

Consejos

  • Si cuentas con la versión Pro o Enterprise, podrás aprovechar la función de ruteo inteligente, que asigna automáticamente la reunión a un miembro del equipo según su disponibilidad.

  • Puedes utilizar la opción de "página de disponibilidad" para ofrecer diferentes tipos de reuniones, como de 15, 30 minutos, entre otros.

  • También es posible integrar herramientas como Zoom o Google Meet, lo que permitirá que el enlace de videollamada se genere de forma automática al programar una reunión.